Slut med rudekuverterne – e-posthuset tager over

Ny faktureringsstandard pr. 1. maj bliver gennembruddet til det papirløse samfund.Softwarehuset ebConnect formidler e-fakturaer online - de første fem pr. måned er gratis

E-FATURA FOR ALLE: Det skal være lige så nemt at sende en faktura online, som at sende en email. Og fra og med 1. maj vil en ny international indkøbs- og faktureringsstandard, OIOUBL, være tilgængelig via digitale "posthuse", hvor alle, registreret i NemHandelsregistret, kan afsende og modtage fakturaer. Samtidig er der krav til offentlige myndigheder om at lade sig registrere i registret, hvorefter fakturaer efter tidligere formater ikke længere modtages. Et af "posthusene" er ebConnect ApS, stiftet af Peter L. Borresen, arkitekten bag OIOUBL og drivende kraft bag det fælleseuropæiske standardiseringsinitiativ, CENBII.

Nemt budskab bag svær forkortelse

OIOUBL er en forkortelse af Offentlig Information Online Universal Business Language, og de tbetyder helt enkelt, at offentlige myndigheder og private virksomheder skal kunne udveksle e-fakturaer i samme internationale standard - uden anden teknisk opkobling eller installation end netadgang.

• Det kan nu ske så let som at taste sig ind på et onlineposthus som eksempelvis ebconnect.dk og sende fakturaen af sted - eller man kan automatisere processen med en egen applikation, forklarer Peter Borresen, der driver sit firma fra Stavnsholt ved Farum med flere ansatte og sin forretningspartner, salgschef Mette Mikkelsen.

OIOUBL-standarden danner i dag skole for e-fakturering i det meste af EU og resulterede i 2005 i, at Danmark modtog den europæiske digitaliseringspris eEurope Award.

Spar 12 minutter på tastearbejdet

Kravet om e-fakturering har været gældende for det offentlige Danmark siden 2005 og har givet god forretning til softwarefirmaer med speciale i at indtaste private leverandørers papirfakturaer. En undersøgelse af KPMG viste for nogle år siden, at det tager ca. 12 minutter at bearbejde en printet faktura til kuvertering.

• Vi siger hos os, at der i hvert fald spares fem minutter pr. faktura. Samtidig elimineres risikoen for fejltastninger, fordi data hentes direkte i virksomhedens regnskabssystem. Faktureringen sker automatisk, og man skal ikke vente til sidste fredag i måneden ved skrivebordet med frimærker og kuverter. Pengene er hurtigere betalt, og jeg kan ikke lade være med at glæde mig over, at private virksomheder nu også får adgang til den rationaliseringsgevinst, der før var forbeholdt det offentlige, siger Peter Borresen, der stiftede ebConnect netop for at stille løsningen tilgængelig for private. Det er i dag ebConnects speciale.

Også som debitor er der tid at spare. Med et ebConnect abonnement kan man sige nej til papirfakturaer og modtage dem direkte ind i virksomhedens økonomisystem.

Vær sikker på rettidig betaling

IT- og Telestyrelsen har givet danske virksomheder en frist på nogle måneder for at opfylde de nye krav.

• Det betyder, at man kan risikere ikke at få sine regninger betalt hos offentlige kunder, hvis man ikke sender i det nye format, siger Peter Borresen, der vurderer, at standarden snart vil gælde i lande omkring os. Som en af Europas førende eksperter i teknologien bag e-fakturering sidder han i spidsen for et fælleseuropæisk standardiseringsinitiativ, CENBII.

OIOUBL standarden vil i første omgang håndtere fakturaer og forretningskvitteringer, men er skabt til at digitalisere hele indkøbsprocessen fra katalogvisning til ordregivning og -bekræftelse - kort sagt samtlige dokumenter, der udgør et faktureringsgrundlag. Løsningen over ebConnects"posthus" betales pt i form af et abonnement i stil med et mobilabonnement.

Fra ebConnects domicil ved Farum holder direktør Peter Borresen og salgschef Mette Mikkelsen eposthuset åbent 24-7. Ønsker man ikke at benytte netløsningen, kan virksomheder rekvirere en applikation, der kan generere fakturaer efter den nye standard. Løsningen er gratis for op til 5 fakturaer pr. måned. Systemet er integrerbart med etablerede regnskabssystemer, også af ældre dato, og bygger på Microsoft-teknologien.

UBL: International Business Language. UBL-initiativet er et internationalt organ, der arbejder på at definere de tekniske standarder for forretningsdokumenter, såsom ordrer og fakturaer.